Mettre en demeure un bailleur pour des charges locatives injustifiées

Une régularisation de charges très élevée, un décompte incompréhensible, des dépenses qui ne paraissent pas récupérables ou l'absence de justificatifs peuvent justifier une contestation écrite. La mise en demeure n'a pas pour but de refuser indistinctement toutes les charges : elle sert à demander les documents obligatoires, faire corriger les sommes indûment imputées et, si nécessaire, obtenir le remboursement d'un trop-versé.

Sommaire

Quelles charges peuvent être récupérées ?
Comment doit se faire la régularisation annuelle ?
Quels justificatifs demander ?
Que faire en cas de régularisation tardive ?
Quel délai pour contester ?
Modèle de mise en demeure
CDC, conciliation et juge
FAQ

Quelles charges locatives le bailleur peut-il récupérer ?

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 définit les charges récupérables comme des dépenses exigibles sur justification en contrepartie de services liés au logement ou à l'immeuble, de certaines dépenses d'entretien courant et de menues réparations des parties communes, ainsi que de certaines impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement.

La liste précise des charges récupérables est fixée par le décret du 26 août 1987. Une dépense supportée par le propriétaire n'est donc pas automatiquement récupérable auprès du locataire.

Sources : article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ; Service-Public.fr – charges récupérables.

Comment doit se faire la régularisation annuelle ?

Lorsque le bail prévoit des provisions sur charges, une régularisation doit avoir lieu chaque année. Les provisions demandées doivent être justifiées par les résultats antérieurs et, lorsque cela s'applique, par le budget prévisionnel.

Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges. Dans un immeuble collectif, il doit aussi préciser le mode de répartition entre les logements et, lorsque cela concerne le dossier, les informations relatives au chauffage et à l'eau chaude collectifs.

Location meublée au forfait : lorsqu'un véritable forfait de charges est prévu par le bail, son fonctionnement diffère des provisions sur charges : il n'est pas régularisé annuellement de la même manière. Vérifiez donc d'abord ce que prévoit votre contrat.

Quels justificatifs pouvez-vous demander ?

Les pièces justificatives doivent rester à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Le locataire peut notamment demander à comprendre une facture d'eau, d'entretien, de chauffage collectif, une taxe récupérable ou la clé de répartition appliquée.

Le propriétaire ou l'agence doit également transmettre, à la demande du locataire, un récapitulatif des charges du logement par voie électronique ou postale.

Dans votre mise en demeure, ne demandez pas « toutes les factures depuis dix ans » sans lien avec le litige : identifiez l'exercice concerné, la ligne contestée et le justificatif nécessaire pour vérifier le calcul.

Régularisation tardive : peut-on demander un étalement ?

Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant la fin de l'année civile suivant l'année au titre de laquelle les charges étaient exigibles, l'article 23 permet au locataire de demander que le paiement soit effectué par douzième.

Une régularisation tardive n'efface donc pas nécessairement la dette, mais elle peut ouvrir un droit à étalement. À l'inverse, si vous avez payé trop de charges, vous pouvez demander la restitution du trop-versé.

Quel délai pour réclamer ou contester des charges ?

L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une prescription de trois ans pour les actions dérivant du bail. Service-Public précise que ce délai s'applique aussi bien au propriétaire qui réclame des loyers ou charges impayés qu'au locataire qui demande le remboursement de charges payées en trop.

Source : Service-Public.fr – prescription des loyers et charges.

Modèle de mise en demeure pour des charges locatives

[Prénom NOM]
[Adresse du logement]
[E-mail]

[Nom du bailleur / agence]
[Adresse]

[Ville], le [date]

Objet : mise en demeure de justifier et régulariser les charges locatives

Madame, Monsieur,

Vous m'avez demandé le paiement de [montant] € au titre de la régularisation des charges pour la période [période]. Malgré ma demande du [date], je ne dispose toujours pas des éléments nécessaires pour vérifier les sommes suivantes : [indiquer les lignes contestées].

Je vous mets en demeure de me transmettre, dans un délai de 15 jours, le décompte détaillé, le mode de répartition applicable et les justificatifs permettant de vérifier ces montants, conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

[Si un trop-versé est déjà établi :] Je vous demande également de me rembourser la somme de [montant] € correspondant aux charges indûment perçues.

À défaut de réponse ou de régularisation, je me réserve la possibilité de saisir la commission départementale de conciliation puis, si nécessaire, le juge compétent.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Envoyer cette mise en demeure par recommandé

Commission départementale de conciliation et juge

Les litiges portant sur les charges locatives peuvent être soumis à la commission départementale de conciliation. La démarche est gratuite. Préparez un dossier lisible : bail, décomptes, provisions payées, demandes de justificatifs et calcul des sommes contestées.

En cas d'échec, le juge des contentieux de la protection peut être saisi dans les conditions applicables à votre litige. Pour les petits litiges, une tentative amiable peut être exigée avant l'action judiciaire.

Source : Service-Public.fr – commission départementale de conciliation.

Questions fréquentes

Le bailleur doit-il régulariser les charges chaque année ?

Lorsque les charges sont payées par provisions, l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une régularisation annuelle.

Quels justificatifs le locataire peut-il demander ?

Un mois avant la régularisation, le bailleur communique notamment le décompte par nature de charges et le mode de répartition dans les immeubles collectifs. Les pièces justificatives doivent ensuite rester accessibles pendant six mois.

Une régularisation très tardive doit-elle être payée immédiatement ?

Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut demander un paiement par douzième.

Combien de temps pour réclamer un trop-perçu de charges ?

Le locataire dispose en principe de trois ans pour réclamer le remboursement de charges payées en trop.

Peut-on arrêter de payer toutes les charges pendant le litige ?

Il est préférable de ne pas suspendre unilatéralement l'ensemble des paiements. Contestez les sommes précises, demandez les justificatifs et régularisez les montants non contestés.

Voir aussi : dépôt de garantie non restitué et quittance de loyer non remise.

Informations vérifiées le lundi 28 septembre 2026.