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Mise en demeure du syndic pour obtenir des documents de copropriété

Règlement de copropriété absent de l’extranet, procès-verbaux introuvables, compte individuel non accessible ou pièces justificatives des charges impossibles à consulter : les droits d’accès ne sont pas identiques pour tous les documents ni à tout moment. Avant d’envoyer une mise en demeure au syndic, il faut donc identifier précisément le document demandé et le fondement qui vous donne accès à celui-ci.

Quels documents le syndic professionnel doit-il mettre en ligne ?

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le syndic professionnel propose un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25. L’accès est différencié selon que l’utilisateur est copropriétaire ou membre du conseil syndical.

Le décret du 23 mai 2019 fixe une liste minimale pour tous les copropriétaires. Elle comprend notamment le règlement de copropriété et l’état descriptif de division publiés, la fiche synthétique, le carnet d’entretien, les diagnostics des parties communes, les contrats d’assurance de l’immeuble, les contrats et marchés en cours, les contrats d’entretien, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant connu des comptes avec les devis de travaux approuvés, ainsi que le contrat de syndic en cours.

Sources : loi du 10 juillet 1965, article 18 ; décret n°2019-502, article 1.

Quels documents doivent être accessibles pour votre propre lot ?

L’espace personnel du copropriétaire doit au minimum comporter plusieurs informations propres à son lot : son compte individuel après approbation des comptes, le montant des charges courantes et hors budget prévisionnel des deux derniers exercices clos qu’il a payées, sa part du fonds de travaux lorsqu’il existe et les appels de fonds des trois dernières années.

Cette liste minimale ne signifie pas que n’importe quel document interne du syndic doit être remis à tout copropriétaire à tout moment. Une demande efficace doit viser le texte ou la catégorie correspondant au document recherché.

décret n°2019-502, article 2.

Pièces justificatives des charges : une procédure particulière avant l’assemblée générale

L’article 18-1 de la loi de 1965 prévoit qu’entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et sa tenue, le syndic tient à disposition des copropriétaires les pièces justificatives des charges : factures, contrats de fourniture et d’exploitation, avenants, quantités consommées, prix unitaires ou forfaitaires et, lorsqu’elle est applicable, la note sur les modalités de calcul du chauffage, du refroidissement ou de l’eau chaude collectifs.

Le décret du 17 mars 1967 précise que la consultation doit être organisée pendant une durée adaptée à la taille de la copropriété et qui ne peut être inférieure à un jour ouvré. Le lieu, les jours et les heures de consultation doivent figurer dans la convocation. Le copropriétaire peut obtenir une copie des pièces à ses frais.

Sources : loi du 10 juillet 1965, article 18-1 ; décret du 17 mars 1967, article 9-1.

Le conseil syndical dispose-t-il d’un accès plus large ?

Oui. Pour exercer sa mission de contrôle, le conseil syndical dispose d’un accès spécifique à des documents qui ne sont pas nécessairement ouverts à chaque copropriétaire individuellement : balances générales, relevé général des charges et produits, relevés des comptes bancaires séparés, certaines procédures judiciaires en cours, liste des copropriétaires et justificatifs professionnels du syndic.

Si vous êtes membre du conseil syndical, mentionnez cette qualité dans votre demande. Si vous êtes simple copropriétaire, il peut être utile de transmettre au conseil syndical un problème de documents manquants qui concerne la gestion collective.

décret n°2019-502, article 3.

Comment demander efficacement un document au syndic ?

Évitez une demande vague du type « envoyez-moi tous les documents de la copropriété ». Dressez une liste précise : par exemple le contrat d’assurance en cours, le procès-verbal de l’AG du [date], le devis approuvé lors de cette AG ou votre appel de fonds du [date]. Indiquez si le document devrait être accessible dans l’extranet et joignez une capture montrant son absence.

Pour les justificatifs de charges, utilisez la procédure prévue autour de l’assemblée générale. Pour une demande qui reste sans réponse alors que le document entre clairement dans vos droits d’accès, une mise en demeure peut demander sa mise à disposition ou sa transmission dans un délai raisonnable.

Modèle de mise en demeure pour obtenir un document de copropriété

Que faire si le syndic ne communique toujours pas le document ?

Informez le conseil syndical et conservez toutes les demandes. Selon le document concerné, des mécanismes particuliers peuvent exister. Service-Public rappelle par exemple qu’en cas de non-transmission de la fiche synthétique au-delà d’un mois après la demande d’un copropriétaire, une pénalité de 15 € par jour de retard peut être imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ce mécanisme ne doit pas être généralisé à tous les documents.

Si le refus compromet votre capacité à vérifier les comptes, à préparer une assemblée générale ou à défendre vos droits, demandez rapidement conseil afin de choisir la procédure adaptée.

Service-Public.fr – syndic et communication des documents.

Questions fréquentes

Informations vérifiées le lundi 28 septembre 2026.

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